すぎちゃんです。ビジネスマンはどうも名刺が溜まって仕方ないですね。
つい整理を怠ると大量にケースの中に入っていたり、机の中にしまわれていたり・・。営業をはじめとした来訪者があると、まずは名刺交換を行います。その結果、どんどん名刺が溜まっていきます。
名刺はその組織、その人の顔でもあり、皆さんも大切に保管されていることと思います。すぎちゃんも、そうです。
でも、溜まりにたまった名刺はきちんと整理しておかないと、探すのが大変だったり、交換したことを忘れて「以前、交換しましたよね？」みたいな失礼なことになったり。次のビジネスチャンスをミスミス失うことになったりしかねません。
「整理したい！・・でも名刺はその人の顔だし・・なかなか捨てられない！」っていう方のために、すぎちゃんが普段実践しているやり方をまとめてみました。
そもそも名刺の役割とは？
名刺って、ただの紙ですよね。名前、役職、会社の所在地、電話番号、メールアドレスが書いてあります。
でも、思ったことないですか？
「つまらない名刺だな〜」とか、「お、この人こんな資格もってんだ！」とか。
あるいは、
「え？この会社こんな事業もしているの？」とか「顔写真載ってるけど実物と違うじゃん・・」みたいな。
何かしら、感じることがあるのもまた名刺ですよね。
名刺はぱっと見てインパクトがあれば記憶にも残りますし、それがきっかけで会話が弾んだり、そういうコミュニケーションツールにもなると思います。
そんな名刺も、人脈が多くなればなるほど、ビジネスをやればやるほど、溜まっていく一方です。
ここは勇気をもって整理しましょう・・！
捨てることへの抵抗感を無くす
名刺をせっかく交換しても、自分の名刺が相手に捨てられていたらどう感じますか？・・
すぎちゃんなら悲しくはなりますね。（自分が捨てるくせに）
名刺管理アプリ「Eight」を提供しているSansan株式会社の「名刺に関する実態調査２０１５」によると、社会人になってからもらった名刺は平均すると1,300枚以上にもなるそうです。（年齢差はありますが）
加えて、同社の調査によれば、1,000枚以上にも上る名刺を交換しているにも関わらず、名刺を捨てられない人の割合は実に９割にもなるそうです。
そして、名刺を探すために費やす時間は年間20時間にもなるそうです。
名刺は確かにその人を象徴するものであって、ただの紙切れではないですよね。捨てにくいのもその辺に理由があるのだと思います。
でも、本当に名刺を持ち続けることに意味はあるのでしょうか？名刺を改めて見てみると、いろんな名刺があると思います。
既に取り引きや付き合いが終わった人の名刺
今、付き合いがある人の前任者の名刺
今、付き合いがある人の昔の役職の名刺
これからも使わないであろう、そのときにとりあえず交換だけした人の名刺
すぎちゃんは、名刺を整理する派で、不要と思った名刺は捨てるようにしています。したがって、さっきの調査でいくとかなり少数派なのかな？
捨てる理由は２つあります。
付き合い方にメリハリをつけ、繋がりを濃くしたい人を大切にしたいから。
もうひとつは、探す手間を省くためです。
捨てられないことに対して、人それぞれに理由はあると思います。でも、ビジネスシーンにおいて「名刺を活用する」ためには効率化・差別化はどうしても必要で、そのためには一定期間で名刺を捨てる勇気は必要だと思います。
大切な取引先など探したい人を探せない、もらったことを忘れる、こうしたことを避けるためには、「捨てるべくして存在する名刺」に対して気を遣ってはいけないのです。
捨てるためのMyルールを作る
捨てることへの抵抗感がなくなったら、今後は「いつ捨てようか」これを考えることになります。
色んな本を読むと、多いのは１年に１度整理をするといいと書かれています。なぜ１年かというと、人事異動があるからです。加えて、１年間連絡を取っていないと顔と名前が一致しないどころか、交換したことすら忘れてしまいます。
すぎちゃんは、年末の仕事納めで名刺を整理するようにしています。１年間連絡をとっていなくて、かつ顔を思い出せない人の名刺は捨てるようにしています。顔が思い出せる方は印象に残っている方なので、１年間連絡をとっていないとしても、その時の印象を大事にするようにしています。
あくまでもこれはすぎちゃんの基準なので、人によって基準は違うと思いますが、Myルールを作ることで名刺を捨てる作業が標準化され、抵抗感も無くなります。
なお、どうしても捨てることが不安なら、A4用紙にコピーしてスキャンして残すようにしています。
また、自分が人事異動で動くときには、後任のために捨てずにとっておくのも一つだと思います。すぎちゃんは後任に引き継ぐ派です。
大切な名刺には情報を書いておく
名刺に書いておきたい情報はいくつかありますが、最低限、交換した日や場所、話した内容くらいを書いておくと、後からその人と会話をするときのネタになりますし、残すか捨てるかの判断材料になると思います。
ほんと、大切にしたい繋がりや付き合いのある人であれば、話のネタになりますよ。その人が付けていたネクタイが面白い柄だったり、携帯の着信音が好きな曲だったり。かばんから見えるドリンクが自分の好きな銘柄のコーヒーだったり。そういうプライベートな一面が垣間見えたら、そういうことも書いておくと、後から話が弾みます。
日付や、その時の社会情勢（例えばコロナ、東京オリンピック・パラリンピックとか）を書いておけば、後から「あの頃はこんな時代でしたね〜」とか、話すきっかけにもなりますよ！
ちなみに、交換した時点で「どうでもいい人」はわざわざ書く必要はありません。年末に捨てる候補として、ひとまとめにしておくのもいいと思います。
まとめ
いかがでしたか？名刺はその人の顔ではありますが、やはり自分が頂いたもの。大切に保管しておくのではもったいないので、ぜひどんどん情報を書き込んで、その人の情報をアップデートしていきましょう！
仕事をする上で、人と人のつながり、人脈に勝るものはないと思います。だからこそ、よりそのつながりを濃く、強固にするために、不要な名刺はどんどん整理して、必要なところにはどんどん情報を書き込んでいくことをおすすめします。
